Miksi "kyllä me puhumme asioista" ei riitä? Rakentavan palautteen malli

Monessa organisaatiossa vallitsee harha siitä, että avoin puhe on synonyymi ongelmien ratkaisemiselle. Esihenkilö saattaa todeta: "Meillä on ovet aina auki ja asioista puhutaan suoraan." Silti pinnan alla kytee. 



Syynä on usein se, että puhumisen määrä ei korvaa puhumisen laatua. Jos viestintä on syyttelevää, epäselvää tai tunnepitoista ilman rakennetta, se voi jopa pahentaa konflikteja.

Puheen ja vuorovaikutuksen ero

Kun sanomme "puhuvamme asioista", tarkoitamme usein mielipiteiden ilmaisua. Vuorovaikutus on kuitenkin prosessi, jossa viesti on vasta puolet asiasta – toinen puoli on se, miten viesti vastaanotetaan ja miten se vaikuttaa suhteeseen. 

Rakentava palaute ei ole pelkkää kritiikkiä; se on työkalu, jolla ohjataan toimintaa yhteiseen suuntaan ilman, että toinen osapuoli kokee tulleensa hyökkäyksen kohteeksi.

Miksi perinteinen palaute epäonnistuu?

Suurin syy palautteen epäonnistumiseen on, että se kohdistuu henkilön ominaisuuksiin eikä toimintaan. Lauseet, jotka alkavat sanalla "sinä olet aina..." tai "miksi sinä et koskaan...", aktivoivat aivoissa puolustusmekanismin. 

Tällöin kuuleminen loppuu ja vastahyökkäys alkaa. Rakentava palaute taas pitää huolen siitä, että yhteys säilyy vaikeassakin keskustelussa.

Rakentavan palautteen malli askel askeleelta

Sovulla suosittelee vuorovaikutuksen kehittämiseen rakennetta, joka auttaa pitämään fokuksen asioissa seuraavalla tavalla. 

Havainto (fakta): Kerro, mitä tapahtui ilman tulkintaa tai tuomitsemista. Esimerkiksi: "Huomasin, että viikkopalaverin muistio ei ollut valmis sovittuna aikana". Vertaa: "Olet taas ollut huolimaton aikataulujen kanssa".

Vaikutus ja tunne: Kerro rehellisesti, miten asia vaikuttaa työhön tai tiimiin. "Tämä aiheutti minulle kiirettä valmistautumisessa ja tunsin turhautumista."

Tarve: Ilmaise ammatillinen tarve tilanteen takana. "Tarvitsen luottamusta siihen, että sovitut aikataulut pitävät, jotta voimme palvella asiakkaitamme laadukkaasti."

Pyyntö tai ehdotus: Esitä selkeä ja toteutettavissa oleva pyyntö jatkoa varten. "Voisitko ensi kerralla ilmoittaa heti, jos näyttää siltä, että aikataulu viivästyy?"

Kulttuurin muutos vaatii harjoittelua

Mallin osaaminen on vasta alku. Todellinen muutos tapahtuu, kun koko tiimi sitoutuu harjoittelemaan uudenlaista viestintää. Tämä vaatii psykologista turvallisuutta – tunnetta siitä, että erehtyminen ja omien tarpeiden ilmaiseminen on sallittua. 

Sovittelun ja työnohjauksen avulla voin auttaa tiimiänne rakentamaan tämän perustan.

Viestintätaidot eivät ole synnynnäisiä ominaisuuksia, vaan niitä voidaan kehittää järjestelmällisesti

Sovulla tarjoaa työkaluja, työpajoja ja fasilitointia viestinnän solmukohtien avaamiseen. Autan rakentamaan sellaisen viestintäkulttuurin, jossa vaikeatkin asiat pystytään käsittelemään rakentavasti ja eteenpäin katsoen. Pitkä ja laaja asiantuntemus varmistaa, että tiiminne vuorovaikutus muuttuu jarrusta voimavaraksi. 

Ota yhteyttä, niin jutellaan siitä, miten voin auttaa teitä viestinnän kehittämisessä. Palvelen koko Suomen alueella.