Näin työyhteisösovittelu tavallisesti etenee

Turvallinen prosessi auttaa palauttamaan keskusteluyhteyden

Työyhteisön ristiriidat syntyvät harvoin yhdestä tapahtumasta. Taustalla voi olla erilaisia tulkintoja, kuormitusta, epäselviä odotuksia tai kokemuksia siitä, ettei oma ääni tule kuulluksi. Kun työyhteisön omat keinot eivät vie keskustelua eteenpäin, ulkopuolinen sovittelija voi tarjota puolueettoman ja turvallisen tilan.

Työyhteisösovittelu perustuu osapuolten tahtoon ratkaista asiat, luottamuksellisuuteen ja puolueettomuuteen. Tarkoituksena ei ole etsiä syyllisiä, vaan auttaa osapuolia ymmärtämään tapahtunutta, kuulemaan toisiaan ja löytämään käytännöllinen tapa jatkaa yhteistyötä.

Vaikka tilanteet vaihtelevat, työyhteisösovittelu etenee tavallisesti alkukartoituksesta alkuinfoon, yksilötapaamisiin, yhteiseen sovitteluun ja kirjalliseen sopimukseen. Prosessiin kuuluvat myös seuranta ja muutoksen tuki.

Prosessi alkaa tilanteen rauhallisella kartoittamisella

Työyhteisösovittelun tilaajana toimii yleensä organisaation johto, HR tai esihenkilö, mutta aloite voi tulla myös työntekijältä tai työsuojelusta. Ensimmäinen yhteydenotto ei sido prosessiin, vaan tilanteesta voidaan keskustella luottamuksellisesti.

Alkukeskustelussa jäsennän tilaajan kanssa muun muassa:

• mitä työyhteisössä on tapahtunut
• keitä tilanne koskee
• miten ristiriita vaikuttaa työhön ja yhteistyöhön
• mitä tilanteen ratkaisemiseksi on jo tehty
• millaisia tavoitteita sovittelulle asetetaan

Kartoituksen perusteella arvioidaan, sopiiko sovittelu tilanteeseen. Samalla sovitaan toteutuksesta ja osallistujista. Valmiin ratkaisumallin sijaan prosessi rakennetaan työyhteisön tarpeiden ympärille.

Alkuinfo auttaa orientoitumaan sovitteluun

Alkukartoituksen jälkeen osallistujille järjestetään alkuinfo. Siinä käydään läpi sovittelun tarkoitus, periaatteet ja eteneminen sekä vastataan käytännön kysymyksiin.

Selkeä tieto madaltaa osallistumisen kynnystä ja vahvistaa turvallisuuden tunnetta. Kun jokainen tuntee prosessin ja oman roolinsa, tulevaan työskentelyyn on helpompi valmistautua.

Jokainen osallistuja saa tulla kuulluksi yksilötapaamisessa

Alkuinfon jälkeen sovittelija tapaa osallistujat yksitellen. Jokainen saa kertoa kokemuksestaan rauhassa ja ilman keskeytyksiä.

Tarkoituksena ei ole ratkaista, kuka on oikeassa, vaan tunnistaa ristiriidan taustalla olevia tapahtumia, tulkintoja, vaikutuksia ja tarpeita. Osallistuja voi samalla pohtia, mitä hän tarvitsee yhteistyön jatkamiseksi.

Sovittelijana kuuntelen puolueettomasti ja rakennan turvallisen tilan vaikeidenkin kokemusten käsittelylle. Kaikkien ei tarvitse nähdä tapahtumia samalla tavalla. Olennaista on tuoda erilaiset kokemukset näkyviksi ihmisarvoa kunnioittaen.

Yhteisessä sovittelutapaamisessa etsitään tietä eteenpäin

Yksilötapaamisten jälkeen osallistujat kokoontuvat yhteen. Tapaamisia voidaan järjestää useampia, ja sovittelija huolehtii siitä, että jokainen tulee kuulluksi.

Yhteisessä tapaamisessa tarkastellaan tavallisesti:

• mitä on tapahtunut ja miten se on vaikuttanut osapuoliin
• millaisia tarpeita ja huolia tilanteeseen liittyy
• mitä toimiva yhteistyö edellyttää jatkossa
• mitä kukin voi tehdä tilanteen parantamiseksi

Huomio siirtyy syyllisten etsimisestä yhteiseen ymmärrykseen ja tuleviin toimintatapoihin. Osallistujien ei tarvitse olla kaikesta samaa mieltä. Tavoitteena on riittävä yhteisymmärrys siitä, miten työskentelyä jatketaan rakentavasti ja turvallisesti.

Kirjallinen sovittelusopimus tekee yhteiset toimintatavat näkyviksi

Sovittelun tavoitteena ei ole jäädä vain hyvään keskusteluun, vaan sopia konkreettisista yhteistyötä tukevista toimintatavoista.

Sopimus voi koskea esimerkiksi epäselvien tilanteiden puheeksi ottamista, yhteisten asioiden käsittelyä ja toimintaa erimielisyyksissä. Kirjaaminen tekee odotuksista näkyviä ja vähentää tulkinnanvaraa.

Samalla vastuu yhteistyöstä palautuu koko työyhteisölle. Ratkaisu ei jää vain esihenkilön ylläpidettäväksi, vaan jokainen sitoutuu omalta osaltaan rakentavampaan toimintatapaan.

Seuranta ja muutoksen tuki auttavat viemään sopimuksen arkeen

Sopimuksen jälkeen seurannassa arvioidaan toimintatapojen toteutumista ja yhteistyön kehittymistä. Osallistujat voivat tarkastella, mikä on muuttunut, mikä toimii ja missä tarvitaan tukea.

Muutoksen tuki auttaa viemään oivallukset arkeen. Tarvittaessa toimintatapoja täsmennetään ja työyhteisöä tuetaan niiden juurruttamisessa.

Työyhteisösovittelu voi vahvistaa myös tulevaa yhteistyötä

Sovittelu ei poista menneitä tapahtumia, mutta se voi auttaa ymmärtämään niitä ja toimimaan jatkossa toisin. Ohjattu keskustelu voi vahvistaa kuuntelemisen, puheeksi ottamisen ja yhteisen ongelmanratkaisun taitoja.

Sovittelua kannattaa harkita erityisesti silloin, kun:

• suora keskustelu ei vie tilannetta eteenpäin
• samat ristiriidat toistuvat
• viestejä ja toimintaa tulkitaan jatkuvasti eri tavoin
• luottamus tai työrauha on heikentynyt
• ristiriita haittaa työn tekemistä
• esihenkilön aikaa kuluu tilanteiden selvittämiseen

Apua ei tarvitse odottaa siihen asti, että yhteistyö lukkiutuu. Varhainen yhteydenotto auttaa arvioimaan, millainen tuki palvelisi työyhteisöä parhaiten. Lisätietoa saat työyhteisösovittelun sivulta.

Maksuton kartoitus auttaa jäsentämään seuraavia askelia

Tarjoan organisaatioille maksuttoman kartoituksen, joka auttaa selkeyttämään tilannetta ja seuraavia askelia. Yhteydenotto ei sido toimeksiantoon, ja jokainen tilanne arvioidaan tarvelähtöisesti ja luottamuksellisesti.

Olen yhteydessä samana arkipäivänä, jotta huolen kanssa ei tarvitse jäädä yksin. Voit ottaa matalalla kynnyksellä yhteyttä Sovulla Oy:hyn, kun haluat arvioida, voisiko työyhteisösovittelu auttaa teidän työyhteisöänne.